Arveid otsitakse eri kanalitest
E-post, üleslaadimine ja mobiilifoto on erinevad sisendid. Enne automatsiooni tuleb kokku leppida, kuhu need jõuavad ja kuidas dokumenti edaspidi ära tunda.
DOKUMENDID, AI JA KINNITUSED
Arve saabub.
Töövoog viib edasi.
Arve töötlemine hõlmab rohkemat kui failist numbri lugemist. Dokument tuleb koguda, andmed leida, tehinguga kokku viia, vajadusel üle vaadata ja õigesse kohta edastada. Aitan need sammud üheks kontrollitavaks töövooks ühendada.
Arveraamatustühendatud arvelduseniVÕRDLUS MÕTLEMISEKS
MIKS ALUSTADA PRAEGU?
Andmeid saab liigutada kiiremini kui käsitsi.
Arveraamat, tabel ja ühendatud arvesüsteem tähendavad väga erinevat töökorraldust. Kui arve info liigub meilide, failide ja programmide vahel inimese käe kaudu, kordub sisestustöö iga dokumendiga. Ühenda esimene kontrollitav lõik ja jäta keerulisematele otsustele inimese kinnitus.
Eurostati järgi kasutas 2025. aastal AI-d 20% vähemalt kümne töötajaga EL-i ettevõtetest; 2024. aastal oli osakaal 13,5%. Kasutuselevõtt on juba käimas. Eurostat, 2025 ↗
Valime sinu esimese sammuKUS TÖÖ TAKERDUB
Dokument on olemas.
Vajalik info on laiali.
Andmeid sisestatakse uuesti
OCR ja AI võivad aidata arve välju leida. Olulised on ka kontrollid: kas vajalik info on olemas ning kas see sobib järgmise süsteemi jaoks.
Kinnitused ja tehingud on lahus
Arve, seotud tehing ja inimese otsus peavad moodustama arusaadava terviku. Ebaselge vastavus ei tohiks järgmise sammu jaoks märkamata jääda.
NÄIDISTÖÖVOOG
Arve saabub
E-post, fail või mobiilist lisatud dokument.
Andmed loetakse
OCR ja AI aitavad väljad leida.
Tulemus kontrollitakse
Võrdlus ja vajalik inimese ülevaatus.
Töö liigub edasi
Dokument koos infoga raamatupidamisele.
OLEMASOLEVAD SÜSTEEMID
Ühendame dokumendid
sinu olemasoleva tööga.
Selgitan välja dokumendi allikad, vajaliku andmevormingu ning raamatupidamis- ja pangatarkvara ühendusvõimalused. Liidestus sõltub API-dest, ekspordist, õigustest ja teenuste tingimustest.
Piloodis on vaja esinduslikke dokumente ning kokkulepet, millal andmed vajavad kontrolli. Näiteks võib puuduv arvenumber, erinev summa või mitmetähenduslik tehingu vastavus nõuda inimese otsust.
TEHTUD TÖÖ JA PRAKTILINE NÄIDE
InvoiceFlow
Kogu arve teekond, koos operaatori juhtimisega.
Lahendatav töö
Dokumentide kogumine, andmete lugemine, tehingutega võrdlemine ja edastamine on omavahel seotud tööd. Eraldi tehes tuleb iga järgmine samm käsitsi käivitada.
Mida ühendasin
InvoiceFlow kogub dokumente e-kirjadest ja üleslaadimistest. OCR ja AI loevad arve andmeid; pangaühendused toovad kokku tehingud, tulud ja kulud ning töövoog toetab raamatupidamisele edastamist.
Kontroll ja muutus
Kasutaja valib autonoomse töö ja inimese kinnituse kohad. Vasaku käe kiirklahvid aitavad arveid kiiresti läbi vaadata ning süsteem õpib valikutest. Mobiilist saab fotod ühe klõpsuga eksportida.
AUTOMATSIOON JA INIMESE OTSUS
Kiirus ja ülevaade.
Kinnituse koht on sinu valida.
Lepime kokku, milliseid dokumente võib automaatselt edasi töödelda ja millised lähevad ülevaatusele. AI leitud andmete puhul on vaja teada nii soovitud tulemust kui ka olukordi, kus automatsioon peab peatuma.
Korduv fail, puuduv väli või muutunud tehing võib vajada erinevat käsitlust. Kontrollimise viis ja vastutav inimene tuleb määrata enne, kui töövoog päris dokumentidega kasutusse läheb.
TÖÖ ULATUS JA HINNA KUJUNEMINE
Piloot päris dokumentidega.
Kokkulepitud kontrollid.
Esimese töö ulatus võib olla üks dokumendikanal, kindlad väljad ja üks edastamise viis. Tulemuse vastuvõtmiseks määrame, mida peab süsteem ära tundma ja millised erandid inimesele näitama.
Hinda mõjutavad dokumenditüübid, mahud, kontrollid, ühendused ja olemasoleva info kvaliteet. OCR-i, AI ja teiste teenuste kasutuskulud selgitame eraldi; teostuse hinna ning ajakava lepime enne töö algust kokku.
ENNE KUI ALUSTAME
Praktilised küsimused
Kas kõik arved saavad täiesti automaatseks?
Seda ei saa enne sisendite ja kontrollinõuete hindamist lubada. Määrame sobivad automaatsed sammud ning inimese ülevaatust vajavad olukorrad.
Kas see asendab raamatupidajat?
Kirjeldatud töö keskendub dokumentidele, andmetele ja nende liikumisele. Raamatupidamisotsused ja vastutus jäävad kokkulepitud rollidele.
Kas töötab ka mobiilis?
InvoiceFlow näide töötab mobiilis ning võimaldab fotode eksporti. Sinu lahenduse mobiilne sisestamine ja ühendused sõltuvad kokkulepitud töö ulatusest.
Näita, kuidas arve
praegu sinu ettevõttes liigub.
Alustame saabumise kanalist, vajalikust kontrollist ja sihtsüsteemist. Nende põhjal saab esimese töö selgelt piiritleda.
Räägime sinu arvete töövoost